Om tjänsten
Till Institutionen IMS på Chalmers tekniska högskola söker vi en administratör med stor känsla för service och med vana av teknisk support vid presentationer och virtuella möten. I tjänsten ingår grundutbildningsadministration på grund-och avancerad nivå, forskarutbildningsadministration, samt personaladministration med stöd av vår HR partner.
I rollen som administratör med del av tjänst i institutionens egna konferenslokaler, ingår också att boka resor och logi för gäster, beställa och tillhandahålla catering till möten och konferenser, liksom mer administrativa uppgifter så som inköp av kontorsvaror, arkivering i Chalmers diarieföringssystem, samt uppgifter relaterat till lokaler, personal och gäster (kort, nycklar och accesser etc.). Hur aktuell arbetsuppgifts fördelningen ser ut kan variera över tid.
Detta är en mångsidig roll som ingår i ett stöttande och kvalitetsinriktat arbetslag om 11 personer vilka leds av institutionens administrativa chef. Tjänsten ger dig möjlighet att bidra till att utveckla arbetssätt och rutiner, vara en kvalitetsmedveten samarbetspartner och en smidig proaktiv problemlösare av praktiska saker.
Du delar arbetet med en annan kollega kring VDL arrangemangen, som innebär att säkerställa tydliga bokningsrutiner och ger support inför och under events. Du kommer att tillhandahålla stöd och support till användare inkl. instruera användare av VDL hur utrustningen fungerar och finnas tillhands som stöd inför och under de events som hålls lokalen. Användarna kan vara IMS doktorander eller fakultet likaväl som gäster från olika delar av världen.
Uppdragsperiod och omfattning:
Tjänsten som Administratör är ett konsultuppdrag på heltid under ordinarie medarbetares föräldraledighet. Uppdraget ska starta den 2025-05-05 och beräknas pågå till och med 2026-08-31
Krav för tjänsten:
• Gymnasium eller likvärdig utbildning
• Kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• God svenska och engelska i tal och skrift är ett krav då kommunikationen sker på båda språken.
• Hög administrativ förmåga
• Erfarenhet av arbete i olika administrativa system (så som LADOK,PRIMULA, Proceedo)
För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM samt om det varit en heltid eller en deltidsanställning.
Meriterande för tjänsten:
- Kunskap av teknisk utrustning på användarnivå
- Mer än 3 års erfarenhet av administrativt arbete och användare av olika system, tex lönesystem, arkiveringssystem
Om dig
Vi söker dig som ser det här jobbet som en chans få kombinera service, support och teknik med administration. Som person är du positiv, noggrann och levererar med kvalitet utan att fastna i detaljer längre än nödvändigt. Du är lösningsorienterad med en förmåga att skapa tydliga rutiner, förenkla och jobba smart utan att ge avkall service.
Vidare är det av stor vikat att du är flexibilitet med förmåga att prioritera/omprioritera dagligen. En normal dag innebär i arbete på campus ofta många förflyttningar mellan kontorsrum och mötesrum och våningar. Att du är social, serviceinriktad, flexibel och prestigelös ser vi som en självklarhet.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag 2025-04-01
Vi strävar efter en innovativ och inkluderande rekryteringsprocess varför du har möjlighet att genomföra en intervju med det AI-drivna intervjuverktyget Tengai. Verktyget hjälper oss att få mer information om dina styrkor och erfarenheter utan påverkan av förutfattade meningar. Efter ett första urval är nästa steg i processen en digital intervju med ansvarig rekryterare.
Kontaktuppgifter
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen
att kontakta ansvarig rekryterare: Anki Arnquist via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: anki.arnquist@adecco.se
Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via info@adecco.se
Välkommen med din ansökan!