Är du en erfaren Site Administrator och söker en ny utmaning? Har du erfarenhet av att arbeta i en assisterande roll, älskar att leverera service i världsklass och vara spindeln i nätet? Då har vi uppdraget för dig hos vår kund Johnson & Johnson i Uppsala!
Om uppdraget
Som Senior Site Administrator hos vår kund kommer du få en nyckelroll där dina övergripande arbetsuppgifter innebär att assistera, supportera och underlätta arbetet för Site Director samt övriga i ledningen på siten i Uppsala.
Dina arbetsuppgifter kommer bla vara:
• Stötta Site Director och ledning med administration kring presentationsmaterial, resebokningar, e-posthantering etc
• Kalenderhantering samt koordinering av möten
• Förbereda och planera presentationer
• Vara sammanhållande och säkerställa att möten fungerar genom att förbereda, samla in och säkerställa material, närvara vid möten och föra protokoll samt följa upp beslut.
• Hålla ihop informationsflödet genom kommunikation med chefer och medarbetare inom organisationen
• Övrigt förekommande administration
Detta är ett konsultuppdrag via oss på Adecco med tillsättning 20/1 2025 omgående. Uppdraget beräknas initialt pågå i 12 månader med goda möjligheter till förlängning.
Om dig
Vi söker dig med erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du har stort fokus på kvalitet och är bra på att prioritera. Som person är du självgående och handlingskraftig och van att hantera många pågående uppgifter samtidigt. Du är en duktig problemlösare, flexibel och prestigelös samt trivs att jobba i en miljö där man inte kan planera allt. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor vi vill att du är bra på att samarbeta samt en smidig kommunikatör med hög servicekänsla som både kan anpassa dig efter situationen men som också kan sätta ner foten när det behövs. Relationsskapande, nätverkande och hantering av stora mängder information tillhör vardagen.
Viktigt för tjänsten
• Erfarenhet av administrativa och ledningsmetoder och rutiner.
• Principer och metoder för god affärskommunikation.
• Flytande i svenska och engelska språket.
• Kunskap om administrativa regler, policyer och rutiner, inklusive resor/utbildning och kostnadsredovisning.
• Erfarenhet av Microsoft Office och andra IT-system och verktyg, t.ex. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat, SharePoint.
• Erfarenhet av budgetarbete, arkivering, inköpsmetoder och rutiner.
Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet!
Kontaktuppgifter
Har du några frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare:
Amila Dresevic på amila.dresevic@adecco.se eller 073 684 78 61.
Välkommen med din ansökan!
Sökord
Senior Site Administrator, executive assistant, chefsassistent, office manager, Adecco, Uppsala, Johnson&Johnson, läkemedelsföretag, life science